Jij bent een expert in het plannen van evenementen, het notuleren van vergaderingen en het ondersteunen van het managementteam. Jij bent precies de office-duizendpoot die wij zoeken! Salaris tot €3784,-

Bij de gemeente Rotterdam bieden we je een uitdagende en dynamische functie waarin je een breed scala aan taken oppakt. Jij ondersteunt het afdelingshoofd en de teamleiders op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak, met als doel werkprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Wat ga je doen?

• Agenda- en vergaderbeheer: Je houdt de agenda’s strak georganiseerd, plant afspraken en vergaderingen, zorgt voor de juiste stukken en maakt verslagen.
• Organisatie & coördinatie: Van werkbezoeken en bijeenkomsten tot het bestellen van geschenken en het inplannen van gesprekken in het recruitmentproces.
• HR & onboarding: Je voert telefonische voorselecties uit, helpt nieuwe medewerkers op weg en ondersteunt bij administratieve HR-taken.
• Procesoptimalisatie: Je signaleert verbeterkansen en draagt bij aan een soepele ondersteuning van het team.
•  Teamwork & communicatie: Je werkt nauw samen met collega’s, beheert interne communicatiekanalen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Wie ben jij?

• Je bent proactief, ondernemend en flexibel.
• Je werkt accuraat en planmatig en houdt altijd overzicht.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke rol en voelt je thuis in een dynamische omgeving.
• Je denkt graag mee, legt verbindingen en weet hoe je zaken efficiënt regelt.
• Outlook en digitale systemen? Voor jou gesneden koek!

Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Solliciteer vandaag nog! 🚀

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar met werkervaring met het systeem Oracle;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met agendering/plannen.

Het secretariaat van het cluster Dienstverlening is onderdeel van de afdeling Directie- en Bestuursondersteuning en staat voor Rotterdamse daadkracht en ‘service with a smile’. Wij ontzorgen en ondersteunen directies en afdelingshoofden van de 3 directies en staf binnen het cluster Dienstverlening. Dit doet het team door proactief en zorgvuldig het werk uit te voeren. Wij zijn een energiek team wat met veel plezier samenwerkt.  Samen zijn we de vraagbaak en smeerolie zijn van de afdelingen.

Onze organisatie

Dienstverlening heeft een voortrekkersrol in de concernopgave de Rotterdammer of de Rotterdamse ondernemer centraal te stellen. Het cluster participeert in de grote transities waar het concern en de stad voor staan en legt verbindingen over organisatieonderdelen heen. Dit met als doel om blijvend passende dienstverlening te bieden, de invloed van Rotterdammers op hun directe omgeving te vergroten en de organisatie te laten samenwerken vanuit een integrale wijk gestuurde aanpak. In de gebieden vormt het cluster een aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers en diverse organisaties en vormt zij waar nodig een schakel naar andere clusters. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen.